永远不要等到「一切准备就绪」才去行动

「我还没有准备好呢。」这大概是很多人喜欢说的话。

面对一个完全陌生、或是超出了我们预料的情境,很多人的第一直觉,总是退一步,仔细审视,并试图找出各种理由,来避免让自己进入这种情境之中。

因为陌生意味着全新的刺激,意味着不稳定,这对我们的大脑来说,是非常危险的。

于是,「还没准备好」成了我们的救命稻草。

想一想,你有多少次用这个理由,拒绝了一个又一个的机会?

无论是一次Presentation,一次演讲,一个全新的项目,一次合作,一个邀约,只要它超出了我们熟悉的领域,我们总会先吃惊,然后习惯性地后退一步,试图说服自己:
「这个太难了,我得准备好才能去行动。」

但是,什么才算「准备好」?

你要明白,我们生活中遇到的绝大多数事情,都不会事先告诉你:
你好,某月某日我会来找你,在此之前你有多少天的时间,请务必做好如下准备:一、二、三、四……

这怎么可能嘛。

绝大多数情况下,它们都是未知的。你不知道什么时候会遇到问题,你不知道会遇到什么问题,你不知道遇到的问题你能不能解决——甚至,你不知道你所面对的,是一个问题,还是一个机遇。

真正有效的准备是什么?是立刻去采取行动。

在校园中,我们已经习惯了考试的模式:提前规定好范围、大纲、重点,让你有条不紊做好准备,一次攻克——但现实并不是这样的。

现实中,绝大多数问题,你在开始前是无法发现的。只有当你真正上手去做了,它们才会呈现出来。

比如,你对自己的能力估计过高,上手了才发现很吃力;
比如,你对任务的复杂度估计过低,上手了才发现需要的时间、精力太多;
比如,你事先考虑了种种风险,上手了才发现各种意外,之前完全没考虑到。

这都是非常正常的事情。

现实中,我们对于遇到的项目和挑战,大多数信息不足。我们缺乏实战经验,没有真正体验过,也不知道整个流程和难点、关键点。在这个情况下,我们很容易萌生退意,迟迟不敢行动,希望先做好万全准备,尽量减少发生意外的不确定性。

然而,在没有足够信息的条件下,你怎么知道会发生什么问题,需要做什么准备?

解决这个问题的唯一方法,就是迅速采取行动:先迈进去,试探一下,收集信息,发现难点、重点、关键点,再仔仔细细进行筹划。

在项目管理里面,有一个术语,描述这种做法,叫做「哈德逊湾式启动」。

这个术语源自17世纪的哈德逊湾公司。那时,他们经常会在冬季运送皮毛,为了确保商船不会忘记东西,他们会先在距离港口几英里的地方停留一段时间,以此检验:是否有任何工具和给养忘了携带?如果有,就返回港口进行装备,然后再出海,避免在海上陷入困境。

在现代的项目管理中,这是极为常见的方法。

如果项目经理对一个项目没有把握,或者对一项任务的难度不确定,通常会先做出一个短期的规划——比如3天、5天、一周,然后让团队按照规划动工,试验这样的规划是否合理。

等试验期结束后,再根据试验的结果,对规划进行修正。然后扩大范围,再进行一次循环,以此类推。直到将所有的时间和进度确定下来。

如果你对一个事情没有把握,沉溺于观察、想象、思考,只会浪费时间。

最好的方式,是尝试一下:在不会造成严重后果的基础上,了解它对于能力、经验、资源的要求,再权衡一下:我能不能做到?这值不值得去做?

如果确定要做,再根据之前收集到的信息,进一步作出规划。

这不仅仅是做项目管理适用,其实我们面对各种事情,制定各种计划的时候,都是适用的。

经常有人来问我:我做了很完善的排程表/计划/规范/SOP……但是发现都派不上用场。不是意外频出,导致排好的日程根本没用,就是团队伙伴都不按规范操作,该怎么办呢?

这是一个很常见的错误:做好计划,并不意味着高枕无忧,它仅仅是一个微不足道的开始。

计划,是要将长期和短期互相结合的。

先定一个短期的计划,做完,根据完成的实际情况,对下一个短期计划进行调整,让它变得更合理,然后再按照调整后的短期计划执行,循环往复,直到填满整个长期计划。这才是真正有效和有可行性的计划。

换言之,指望一次思考就能解决问题,这是不可能的。只有不断地在行动中获得信息,获得反馈,再进行修正和调整,才能让计划真正得到落实和贯彻。

一言以蔽之,就是:
分步思考,短期规划,快速行动。并且在行动中,收集反馈,进行试错。

这就是「高效」的秘诀。也是让我们不错过任何一次机会的最好方式。

文/精典文摘集锦转载
图/wallcoo.net

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